Chatbot neemt receptionisten veel werk uit handen

Op dagen dat Vakantiepark Koningshof volgeboekt is ontvangt het Rijnsburgse familiebedrijf wel 1100 gasten per dag. Gekkenhuis dus, voor de mensen achter de receptie. Gelukkig hebben ze hulp gekregen voor de beantwoording van simpele vragen. Een chatbot vertelt de gasten onder andere wat voor soort koffieapparaten er in de verhuuraccommodaties staan en hoe laat ze moeten uitchecken. Met dank aan de digitaliseringsvouchers van Laat digitalisering voor je werken.

Vraag ook een voucher aan. (UPDATE 9 oktober: alle vouchers zijn aangevraagd, waardoor deze ronde is gesloten. Wel kunt u zich nog aanmelden voor workshops en coaching).

Chatbot een uitkomst

Pim Kromhout (36) die samen met zijn zus Penny het vakantiepark runt, vindt de chatbot een uitkomst. Maar nog belangrijker is dat de receptionisten er blij mee zijn. En dat zijn ze. Het neemt hun een hoop werk uit handen nu de antwoorden op eenvoudige vragen allemaal online te vinden zijn.

Pim en zijn zus namen het bedrijf zes jaar geleden van hun ouders over. Ze zijn de derde generatie in het bedrijf, vertelt hij trots. “Het is mooi als je het bedrijf van je ouders en opa en oma mag voortzetten. Dat je voortbouwt op het werk van hen, is bijzonder.” De informele sfeer en de persoonlijke aandacht die kenmerkend is voor familiebedrijven, vindt Pim heel belangrijk. “Wij houden dat zo goed mogelijk in stand. Het is een belangrijk onderdeel van onze gastvrijheid.”

Een chatbot past goed in die ambitie. “Mensen regelen hun zaken in toenemende mate online. Maar bellen, zo merken we, gaat nog altijd sneller. Dus met name voor de snelle vragen worden we nog altijd veel gebeld. Dan wil je niet lang in de wacht staan om erachter te komen of er een theedoek in de accommodatie aanwezig is.”

1400 telefoontjes

Het antwoord op al dit soort vragen is nu veel gemakkelijker op de website te vinden. Een uitgebreide veelgestelde vragen sectie aangevuld met een chatbot geeft de gast snel antwoord. “Het afgelopen seizoen is de chatbot gemiddeld 8 keer per dag geraadpleegd. Het heeft onze frontoffice 1400 telefoontjes en emails gescheeld. Dat is echt fijn want in het hoogseizoen is het superdruk hier. Bovendien bedien je je gasten op deze manier heel snel. Dat wordt ook zeer op prijs gesteld.”

De veelgestelde vragen-sectie en de chatbot zijn gemaakt door het bedrijf dat de website van Koningshof in onderhoud heeft. “Zij deden het technisch deel. Wij het inhoudelijk deel. Samen met de receptionisten hebben we de hoofd- en subvragen bedacht. Dat was heel leuk en leerzaam om te doen omdat we gezamenlijk weer eens heel goed nadachten over de gastenbeleving.”

Tweede voucher

Voor Koningshof was dit de tweede keer dat zij een voucher ontvingen. Al eerder vroeger zij er een aan voor een digitaliseringsslag. “Toen hebben we onze reserveringsmodule gemoderniseerd. Sinds die aanpassing krijg je alternatieven te zien als de voorkeursperiode of -accommodatie, vol is.”

Sommige overheidssubsidies vragen heel veel werk, weet Pim. “Maar deze vouchers niet. Het is echt heel gemakkelijk aangevraagd. En als je vragen hebt, krijg je snel antwoord. Dat is ook fijn. Dus toen bleek dat we nog een tweede keer mochten aanvragen hebben we onze investeringen in een chatbot – want je betaalt ook altijd een deel zelf – naar voren gehaald. Dus wat ons betreft werkt het stimuleringsbeleid om digitaliseringsslagen te maken!”

Kijk op www.digitaliseringwerkt.nl voor het aanvragen van een voucher.